OBJETIVOS DE UN PRESUPUESTO

De acuerdo a la actividad económica hay varios tipos de presupuestos,  para efectos de la Propiedad Horizontal  utilizamos el presupuesto denominado " PRESUPUESTOS EQUILIBRADOS"  en el que los   Gastos Totales son iguales a los Ingresos Totales. 

OBJETIVO DE LOS PRESUPUESTOS EQUILIBRADOS:

Planeación: Es un plan  que incluye ciertas metas de carácter Financiero o sea el modo como se obtendrán los recursos  y  se tendrán los gastos. 

Coordinación:  La preparación de un presupuestro implica como cualquier plan una coordinación de los factores internos como externos.

Control: Es una evaluación de los resultados logrados durante el período presupuestal comparado con lo standares del presupuesto inicial de cada período.

Evaluación: Consiste en analizar  las desvaciones que sucedierón durante le proceso presupuestal sacando conclusiones para verificar los motivos que originaron dichas desviaciones.

Conclusión: Es el resultado final que se debe considerar al término del período presupuestal, debe servir de base para presentar el informe final sobre la gestión administrativa.

REQUERIMIENTO PARA ELABORAR  UN PRESUPUESTO  

A) Se debe preparar e  informar  a  la comunidad con la participación de todas aquellas     personas que lo ejecutarán con el objetivo de evitar resistencias a la imposición 

B) Debe ser realista es decir estar de acuerdo a la capacidad de ingresos proyectados a recibir,  los demasiados fáciles limitan el desarrollo normal de la actividad de la unidad residencial y los difíciles crean desconfianza y pueden desequilibrar los rubros asignados para su aprobación por parte de las asambleas.

C) Ser flexible, es decir, que se adapte a circunstacias especiales y a cambios de las actividades que se este desarrolando o que lleguen a suceder circunstancias imprevistas. 

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

En la Propiedad Horizontal se pueden clasificar dos categorias:

A) Presupuesto de Inversiones. Es el que se refiere a objetivos o proyectos que no son repetitvos que han de corresponder a actividades especiales como por ejemplo " Cuotas Extraordinarias"  tiene como característica principal que se puede ejecutar por más de un año,  generalmente son para mejoras o adquisiones de activos.

PROGRAMA DEL PRESUPUESTO

Para el desarrollo de un presupuesto  debe seguirse un programa que tenga etapas que se deben estar verificando permanentemente en el curso del año:

A) ESTUDIO INICIAL

1. Factores internos y externos de la Copropiedad

1.1. Magnitud de la Copropiedad, su situación en la sociedad y sus necesidades

1.2. Situación económica de los Copropietarios

1.3 La incidencia de la inflación al comienzo y final del período presupuestal.

B) CONOCIMIENTO

Con tiempo de antelación se debe dar a conocer el presupuesto a la Copropiedad, para que se conozca, se propongan, se modifiquen o elimimen rubros o valores.

C) APROBACION

Se aprueba por Asamblea y se debe comunicar formalmente a lo propietarios y residentes por medio de acta.

D) EJECUCION PRESUPUESTAL

La ejecución presupuestal consiste en el análisis detallado de los ingresos y egresos mensuales frente a los costos y gastos generados por la contabilidad.  Presentando un informe mensual de las correspondientes partidas presupuestales,  comparando lo ejecutado frente a lo presupuestado;  lo ejecutado frente a lo que falta por ejecutar del período presupuestal tanto en valores como en porcentajes.

E) ERRORES EN LOS PRESUPUESTOS

Es un error aprobar el presupuesto en el mismo porcentaje con se reajustan las Cuotas o Contribuciones,  si analizamos los presupuestos ejecutados de un año frente a los anteriores se observa que el presupuesto aumentó en una proporción superior a los reajustes de cuotas o contribuciones,  pues el presupuesto aumenta en porcentajes superiores a los índices de inflación de costo de vida,  por eso vemos en la vida real que hay edificios o conjuntos que cada año sus recursos económicos son deprimentes a pesar de los reajustes;  por esos notamos que cada año se apreta más o no hay recursos suficientes para que la unidad pueda cumplir con sus propósitos

Es un error presentar el presupuesto conocerlo y aprobarlo en el mismo momento de la asamblea,  queda improvisado,   generando  un desgaste innecesario de tiempo, en polémicas , decisiones,  indecisiones etc.  Los informes de Administración, Estados Financieros y Proyectos de Presupuestos se deben entregar a los Copropietarios en mismo día de la convocatoria,  para que estos presenten a la administración o comité presupuestal sus comentarios y propuestas.

Es un error administrativo no evaluar el comportamiento del presupuesto mes a mes y anual, es generalizado no hacer este análisis,  al no hacerlo genera espectativas falsas pues esto es la escencia principal y la herramienta de gestión de los organos de administración.

Es un error hacer translados de las partidas aprobadas del presupuesto,  solo que sea por fuerza mayor  pues da a  ha entender improvisación y falta de conocimiento en la elaboración de este y de las necesidades  económicas y  proyectos de la unidad.