PROPÓSITO DE  LA CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

 La contabilidad es una técnica  o lenguaje financiero por medio del cual suministra información de  una situación pasada en un momento determinado del tiempo que en Colombia va del 1 de enero al 31 de diciembre  sobre la disponibilidad de los recursos utilizados ,  las obligaciones contraídas,  la forma como se  obtuvieron  los ingresos  la manera  como se  manejaron  los costos y gastos de un  ente económico que en  nuestro caso la propiedad horizontal.

 La contabilidad se basa en el principio de la partida doble donde  reconoce que toda transacción tiene doble aspecto una entrada o entradas de datos o una o unas salida de datos.

 QUE ES UN ENTE ECONÓMICO

 Es una actividad organizada como unidad económica,  el cual utiliza recursos expresados en valores monetarios con el objeto de obtener utilidades o perdidas de acuerdo  a factores externos o administrativos. Teniendo como característica principal que debe tener un numero de identificación ( Nit) y debe reunir ciertos requisitos establecidos por las Leyes.  Los entes económicos pueden ser personas naturales o jurídicas.

 PROCESO CONTABLE

 Es la forma como se trasmite la información sobre los hechos realizados por los entes económicos

 SISTEMAS CONTABLES

 CONTABILIDAD DE CAJA

 Las transacciones se registran de acuerdo a las entradas o salidas del dinero o permuta de mercancías ( La contabilidad de caja en Colombia no es utilizada)

 CONTABILIDAD DE CAUSACION

 Las transacciones se contabilizan de acuerdo a la fecha y al  momento en que se originan sin tener en cuenta los ingresos o retiros de efectivo.

 CLASES DE CONTABILIDADES

 Hay muchas clases de contabilidades contabilidad financiera, contabilidad comercial, contabilidad agrícola, contabilidad ganadera, contabilidad de costos  etc.  para el caso de la contabilidad en la propiedad horizontal tenemos la contabilidad administrativa o presupuestal.

 CONTABILIDAD PRESUPUESTAL

 Es una rama de la contabilidad general que se centraliza en preparar un sistema de registros basados precisamente en presupuesto de ingresos  y gastos  que han sido definidos y aprobados previamente en una asamblea de Copropietarios  y es empleada para la información y toma de decisiones internas.

 TENEDURÍA DE LIBROS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

 Es un procedimiento o sistema de registro que consiste en analizar, ordenar, clasificar, registrar las transacciones realizadas por la administración de acuerdo a un plan definido previamente con el propósito de suministrar a los copropietarios una información contable la cual sirve de base para conocer  los resultados  de la gestión y  para obtener  el Balance General,  el  Balance de prueba, estado de excedentes o déficit presupuestal.

 CODIFICACIÓN CONTABLE

 Consiste en asignar una serie de números dígitos y nombres de cuentas que se han determinado mediante un esquema definido denominado “plan único  de cuentas” por la ciencia contable con el fin de determinar los principios contables y cumplir con las normas básicas.

 SOPORTE CONTABLE

 Es todo documento no solo en papel sino en medios electrónicos que respaldan las transacciones económicas del ente económico.

 ASIENTO CONTABLE

 Es un registro de valores y conceptos de  que necesariamente debe tener uno o unos  débitos y al mismo tiempo uno o unos créditos.

 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD O COMPROBANTE DE DIARIO.

 Son documentos que registran en forma resumida las operaciones contables por todo tipo de operación en un periodo o tiempo determinado.  Ejemplo comprobante de diario de ingresos,  de egresos,  de cuentas por cobrar, por pagar etc.

 LIBROS DE CONTABILIDAD

 Se entiende por libros de contabilidad aquella reunión análoga de hojas que cumple con un objetivo contable en resumir en cuentas identificadas por un código y por nombre las operaciones de la copropiedad de un determinado periodo,  debiendo cumplir requisitos legales de forma y fondo, con el objeto de facilitar y conservar una prueba clara completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de la copropiedad.

 Los libros de contabilidad se clasifican  en LIBROS OFICIALES O PRINCIPALES.

 LIBROS OFICIALES

Son los libros que se deben registrar en las entidades de control,  es  el fundamento histórico del sistema contable,  donde deben estar  registradas en forma abreviada las transacciones económicas y son:

 LIBRO MAYOR Y BALANCES

Donde se registran las cuentas denominadas cuentas Mayores o de Balance.

 LIBRO DIARIO

En la antigüedad era donde se registraban las transacciones diarias hoy día se sigue denominando así, es mensual.

 LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES

Similar al Balance de Prueba resumido.

 DEBITO O CARGO

Es un registro que genera un aumento a una cuenta de naturaleza débito o una disminución a una cuenta de naturaleza crédito.

ACREDITAR  O ABONAR

 Es un registro que genera un aumento a una o unas cuentas de naturaleza crédito y una disminución a una o unas cuentas de naturaleza débito.

BALANCE DE PRUEBA.

Es una relación detallada de forma vertical,  con valores acumulados,  en una fecha determinada,  con cada una de las cuentas Mayores,  con sus respectivas sub-cuentas y estas a su vez con sus cuentas auxiliares que integran la contabilidad.

BALANCE GENERAL

Es un estado Financiero y Administrativo que muestra en resumen el total de activos,  pasivos y patrimonio.

 COMPOSICIÓN DEL BALANCE GENERAL

 El BALANCE GENERAL 

 Tiene las siguientes partes:

 El  Activo: Es la relación de bienes acumulados en valores de bienes tangibles e intangibles sobre el derecho de propiedad y las obligaciones de terceros respecto al ente que se esta tratando ( en nuestro caso  la propiedad horizontal) el úultimo día del periodo contable o periodo presupuestal

El activo se clasifica en activo corriente en propiedad planta y equipo y activo diferido.

El pasivo: El conjunto de deudas del ente económico con terceras personas en un momento determinado del tiempo ( el úúltimo día del periodo contable o presupuestal )

El patrimonio: es el valor neto del total de bienes de un ente económico. Contablemente es la diferencia entre el total de los activos de un ente  y los pasivos contraídos. Equivale a la riqueza de la persona jurídica.

En la propiedad horizontal el patrimonio  lo denominamos “ Recurso Patrimonial”.  Los recursos patrimoniales están integrados por contribuciones ordinarias, extraordinarias, multas, intereses fondo de imprevistos y demás ingresos lícitos que adquiera o reciba a cualquier titulo para el cumplimiento de su objeto.

 FONDOS  DE RESERVA:

Como el edificio o conjunto o unidad inmobiliaria cerrada no genera sus propios ingresos porque carece de actividad generadora de estos, mas que una contabilidad del edifico o conjunto es una contabilidad de  los propietarios del edificio, porque estos contribuyen con una cuotas para su sostenimiento y para que cumpla con su objetivo principal.

En vista de lo mencionado anteriormente y como se trata de una contabilidad presupuestal los recursos patrimoniales  se registran como ingresos, los debidamente aprobados por asamblea general según el presupuesto como el caso de las cuotas de administración en los edificios y conjuntos residenciales o unidades inmobiliarias cerradas,  pues es el único rubro verdadero porque el que se toma como base para el pago de las cuotas de administración (contribuciones) después de haber calculado las expensas necesarias (gastos de sostenimiento) de la copropiedad.

Los demás ingresos originados, por conceptos diferentes a las contribuciones se tratan en cuentas diferentes por cada concepto dentro de los recursos patrimonial.  El caso de los intereses moratorios se llevara en la cuenta "Fondo de  Reserva Intereses Moratorios". Las multas " Fondo de Reserva Multas". " "Rendimientos Financieros" Fondo de Reserva Intereses Financieros" etc.

FONDO DE RESERVA " IMPREVISTOS"  Este es un fondo de carácter estatutario esta estipulado en le articulo 35 de ley 675 que se constituye con el propósito de atender obligaciones o expensas imprevistas.  Se constituye con el 1% sobre el presupuesto anual de gastos. La Asamblea podrá suspenderlo cuando cubra el 50% del presupuesto ordinario de gastos del año.

excedente o déficit presupuestal

En las actividades económicas la denominamos Estado de Ganancias o Perdidas o Estado de Resultados . En la Propiedad Horizontal lo denominamos ESTADO DE EXCEDENTE O DÉFICIT PRESUPUESTAL

Es el resultado de comparar al final de cada periodo contable o presupuestal los ingresos o contribuciones  frente a los egresos o expensas. Dando como resultado un excedente o déficit del presupuesto.  Esta diferencia será igual si se  compara el respectivo presupuesto.